Case Study: PaperChainManagement
Grote efficiencyslag door digitalisering van een complexe workflow
De situatie
Het Haarlemse bedrijf PaperChainManagement (PCM) treedt op als intermediair tussen grote retailers en drukkerijen. Voor drukwerkopdrachten van deze retailers wordt een tender uitgezet, waarna drukkerijen hun offertes indienen.
PCM verzamelt deze aanbiedingen en levert haar klanten een overzicht en ranking van de beste deals.
Dit proces – van offerteaanvraag tot analyse en advies – werd volledig uitgevoerd met een groot aantal Excel-bestanden. Dit maakte het proces arbeidsintensief, foutgevoelig en moeilijk schaalbaar.
De uitdaging
De belangrijkste uitdaging was het vervangen van een versnipperd en handmatig proces door één geïntegreerde oplossing.
- Veel handmatig werk en dubbele invoer
- Gebrek aan overzicht en centrale data
- Beperkte mogelijkheden voor analyse en rapportage
- Moeilijk schaalbaar proces
De oplossing
Wessels Application Development ontwikkelde een maatwerk webapplicatie waarin de volledige workflow is geïntegreerd. De oplossing bestaat uit meerdere samenwerkende modules:
- RFQ-systeem – aanbieders kunnen online offertes indienen op drukwerkopdrachten
- Calculatie- en rankingsysteem – automatische vergelijking en ranking van aanbiedingen
- Rapportagesysteem – resultaten analyseren en vertalen naar adviezen
- Beheersysteem – beheer van opdrachten, aanbieders, parameters en resultaten
Alle processen zijn samengebracht in één centrale webomgeving, toegankelijk voor alle betrokken partijen.
Het resultaat
- Significante besparing in arbeidsuren
- Minder fouten door automatisering
- Meer overzicht en controle over het proces
- Snellere en betere besluitvorming
- Betere samenwerking met klanten en leveranciers
“Door de integrale ondersteuning van al onze processen besparen wij heel veel arbeidsuren. Ook onze relaties ondervinden veel voordeel van het online systeem. Het biedt alle partijen meer overzicht, meer flexibiliteit en minder werk.”
– Piet Jorritsma, PaperChainManagement
